Geschäftskritische Dokumente sicher verwalten

• Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Records Management?

  Dokumentenmanagement kümmert sich um den täglichen Umlauf von Dateien – Erstellung, Freigabe, Bearbeitung. Records Management setzt später an: Es definiert, welche Dokumente als geschäftsrelevante Aufzeichnungen gelten, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wann sie vernichtet werden dürfen. Unsere Plattform deckt beide Bereiche ab, trennt aber die Prozesse sauber.

• Wie lange müssen Geschäftsunterlagen in Österreich aufbewahrt werden?

  Die gesetzlichen Fristen variieren je nach Dokumenttyp. Buchungsbelege und Rechnungen unterliegen in der Regel einer siebenjährigen Aufbewahrungspflicht, während etwa Angebote oder interne Notizen oft kürzer aufbewahrt werden können. Unser System hinterlegt die Fristen pro Dokumentenkategorie und erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Löschungen – so bleiben Sie im Rahmen der Vorgaben, ohne manuell nachhalten zu müssen.

• Was bedeutet revisionssichere Archivierung konkret?

  Revisionssicher bedeutet, dass ein Dokument nach der Ablage nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Jede Änderung wird mit Zeitstempel, Nutzerkennung und altem Inhalt protokolliert. Bei einer Prüfung lässt sich dadurch lückenlos nachvollziehen, wer wann was geändert hat. Wir setzen das technisch über eine manipulationsgeschützte Versionierung um, die ohne spezielle Hardware auskommt.

• Können wir unsere bestehenden Ordnerstrukturen übernehmen?

  Ja. Beim Onboarding übernehmen wir Ihre vorhandene Ablagestruktur und überführen sie in ein einheitliches Klassifikationsschema. Dabei prüfen wir, welche Dokumente tatsächlich archivierungspflichtig sind und welche aussortiert werden können. Die Migration erfolgt in Abstimmung mit Ihrem Team, damit der laufende Betrieb nicht unterbrochen wird.

• Wie werden Zugriffsrechte vergeben?

  Zugriffe werden rollenbasiert vergeben: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält nur die Rechte, die für die eigene Aufgabe notwendig sind. Abteilungsleiter können Freigaben erteilen, die Compliance-Abteilung hat Lesezugriff auf alle Protokolle, die Personalabteilung nur auf eigene Vorgänge. Die Berechtigungen lassen sich jederzeit anpassen und werden regelmäßig auf Aktualität geprüft.

• Wie stellen Sie sicher, dass unsere Daten in Österreich bleiben?

  Die Serverstandorte liegen in Österreich, die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich nach DSGVO-konformen Richtlinien. Wir dokumentieren alle Verarbeitungsschritte und stellen auf Wunsch die entsprechenden Nachweise für Ihre eigene Dokumentation bereit. Ein Export Ihrer Daten ist jederzeit möglich – Sie bleiben Eigentümer Ihrer Unterlagen.

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