Unsere Plattform bildet den gesamten Lebenszyklus geschäftskritischer Dokumente ab – von der strukturierten Erfassung bis zur gesetzeskonformen Langzeitablage. Jede Funktion ist auf Nachvollziehbarkeit und Prüfungssicherheit ausgelegt.
Dokumente werden beim Eingang automatisch mit Klassifikationsmerkmalen, Aufbewahrungsfristen und Verantwortlichkeiten versehen. Die Verschlagwortung folgt Ihrem unternehmensweiten Aktenplan, sodass jede Ablage konsistent bleibt.
Jede Änderung erzeugt eine neue Version mit Zeitstempel, Bearbeiter und Änderungsgrund. Der Zugriff auf frühere Fassungen bleibt jederzeit möglich – ohne dass parallele Dokumentkopien entstehen.
Berechtigungen werden granular auf Abteilungs-, Projekt- oder Dokumentebene vergeben. Vertrauliche Unterlagen bleiben auf jene Personen beschränkt, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.
Ein unveränderlicher Audit-Trail erfasst alle Zugriffe, Exporte und Bearbeitungen. Die Protokolle sind revisionssicher und lassen sich bei Bedarf direkt als Nachweis exportieren.
Hinterlegte Fristen steuern die Archivierung und Löschung von Dokumenten. Vor Ablauf erhalten Verantwortliche Erinnerungen, sodass keine gesetzlichen Fristen übersehen werden.
Die Suche durchsucht Inhalte, Metadaten und historische Versionen in einem Zugriff. Gefiltert wird nach Zeitraum, Dokumenttyp, Abteilung oder Status – Ergebnisse erscheinen in Sekunden.
Unsere Methode führt jedes Dokument in vier klar definierten Schritten durch den gesamten Lebenszyklus. So bleibt vom ersten Scan bis zur finalen Freigabe jederzeit nachvollziehbar, wer was wann verändert hat.
Rückmeldungen aus Projekten zur Einführung der digitalen Ablage – mit konkreten Ergebnissen aus der Praxis.
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